Chuyển tới nội dung chính

Nhập tài liệu

Hướng dẫn này chỉ cho bạn cách tải lên, xem xét và chỉnh sửa tài liệu (đơn đặt hàng (PO), phiếu nhập hàng (GR) và hóa đơn) trong Scale Pay. Tải tài liệu lên theo đúng thứ tự để Scale Pay có thể ánh xạ và đối soát chúng chính xác. Sau khi trích xuất, bạn có thể xem xét dữ liệu đã trích xuất, sửa lỗi và theo dõi trạng thái tài liệu cho đến khi hoàn tất đối soát.

Hướng dẫn này chỉ cho bạn cách tải tài liệu vào Scale Pay và cách quản lý chúng sau đó.

Thứ tự tải lên​

Scale Pay xử lý tài liệu theo trình tự sau:

  1. Purchase Order (PO) — đơn đặt hàng ban đầu từ nhà cung cấp.
  2. Good Receipt (GR) — bằng chứng hàng hóa hoặc dịch vụ đã được nhận.
  3. Invoice — hóa đơn từ nhà cung cấp.

Bạn phải tải PO và GR lên, sau đó chờ đến khi trạng thái của chúng chuyển thành Ready trước khi tải hóa đơn tương ứng lên.

Nhập tài liệu​

  1. Trong thanh điều hướng, bạn sẽ thấy ba tab:
    • Purchase Order
    • Good Receipt
    • Invoice

Bước 1: Tải Purchase Order lên​

  1. Chọn tab Purchase Order.
  2. Nhấp vào Upload hoặc kéo thả tệp vào khu vực tải lên.
  3. Bạn có thể tải nhiều tệp cùng lúc.
  4. Định dạng tệp được hỗ trợ: image, PDF, CSV.

Sau khi tải lên, Scale Pay tự động chạy quá trình trích xuất bằng AI trên từng tệp.

Tải tài liệu lên

Bước 2: Tải Good Receipt lên​

  1. Chọn tab Good Receipt.
  2. Tải các tệp GR lên theo cách tương tự.
  3. Chờ đến khi trạng thái của cả PO và GR chuyển thành Ready.

Chỉ khi PO và GR ở trạng thái Ready, bạn mới có thể tiếp tục tải hóa đơn lên để đối soát.

Tải tài liệu lên

Bước 3: Tải Invoice lên​

  1. Chọn tab Invoice.
  2. Tải các tệp hóa đơn lên.
  3. Scale Pay sẽ tự động trích xuất dữ liệu và cố gắng đối soát với PO và GR tương ứng.

Tải tài liệu lên

Bước 4: Xem xét dữ liệu đã trích xuất​

Sau khi hoàn tất trích xuất, nhấp vào file ID để mở chế độ xem chi tiết.

Chi tiết tài liệu

Chế độ xem chi tiết hiển thị hai bảng:

  • Left panel: tài liệu gốc đã tải lên.
  • Right panel: thông tin được AI trích xuất.

Chi tiết tài liệu

Trạng thái tài liệu​

Mỗi tài liệu đã tải lên đều có một trạng thái. Di chuột qua thẻ trạng thái để xem chi tiết.

Trạng tháiÝ nghĩa
ReadyTrích xuất thành công và tài liệu đang chờ ánh xạ và đối soát. Scale Pay sẽ chỉ tiếp tục với automap và auto match khi trạng thái là Ready.
UnqualifiedTệp được đánh dấu là không đạt điều kiện. Di chuột qua thẻ trạng thái để xem lý do.
DuplicateMột tệp có cùng mã định danh đã tồn tại trong hệ thống.
MismatchedKhông thể đối soát tài liệu với bất kỳ PO hoặc GR nào.
Pending ApprovalTài liệu đã được đối soát nhưng đang chờ phê duyệt thủ công.

Chỉnh sửa dữ liệu đã trích xuất thủ công​

Với các trạng thái sau, bạn có thể chỉnh sửa thủ công kết quả đã trích xuất:

  • Unqualified
  • Ready
  • Mismatched
  • Pending Approval

Để chỉnh sửa:

  1. Kích hoạt chế độ xem tài liệu chi tiết bằng cách nhấp vào file ID.
  2. Nhấp vào biểu tượng pencil (edit).
  3. Cập nhật các trường đã trích xuất trong bảng bên phải.
  4. Lưu thay đổi.

Chỉnh sửa dữ liệu đã trích xuất

Việc cần làm tiếp theo​

Sau khi tất cả tài liệu được tải lên và có trạng thái Ready, Scale Pay sẽ tự động ánh xạ và đối soát chúng.

Đi tới Quản lý matching set để xem xét các kết quả đã đối soát, xử lý ngoại lệ và xuất dữ liệu.

Các vấn đề thường gặp và cách khắc phục nhanh​

Tôi chưa thể tải hóa đơn lên​

  • Kiểm tra xem trạng thái của PO và GR tương ứng có phải là Ready hay không.
  • Nếu một trong hai tài liệu vẫn đang được xử lý hoặc không đạt điều kiện, hãy chờ hoặc khắc phục vấn đề trước.

Tệp của tôi được đánh dấu là Duplicate​

  • Một tệp có cùng key đã tồn tại.
  • Kiểm tra xem tệp đã được tải lên trước đó chưa, hoặc đổi tên và tải lại nếu đây là một tài liệu khác.

Tôi không thấy biểu tượng chỉnh sửa​

  • Biểu tượng chỉnh sửa chỉ khả dụng với các trạng thái: Unqualified, Ready, Mismatched và Pending Approval.
  • Nếu trạng thái là Processing hoặc một trạng thái bị khóa khác, hãy chờ đến khi hoàn tất trích xuất.