Chuyển tới nội dung chính

CHÍNH SÁCH QUYỀN RIÊNG TƯ VÀ XỬ LÝ DỮ LIỆU

1. Mục đích​

Chính sách này mô tả cách Dữ liệu Khách hàng có thể được thu thập, lưu trữ, xử lý, truyền và bảo vệ khi Khách hàng sử dụng Sản phẩm Akabot.

Chính sách này cần được đọc cùng Điều khoản Sử dụng, Thỏa thuận Cấp phép Người dùng cuối, Phụ lục Sử dụng AI và Xử lý Dữ liệu AI, hợp đồng và các thỏa thuận xử lý dữ liệu có liên quan. Các thuật ngữ viết hoa không được định nghĩa trong Chính sách này có nghĩa như được nêu trong Điều khoản Sử dụng.

2. Nguyên tắc chung​

Akabot áp dụng các nguyên tắc:

Quyền sở hữu của Khách hàng: Dữ liệu Khách hàng thuộc về Khách hàng hoặc chủ sở hữu hợp pháp tương ứng.

Giới hạn mục đích: Dữ liệu chỉ được xử lý cho mục đích cần thiết.

Tối thiểu hóa dữ liệu: Chỉ xử lý dữ liệu cần thiết cho chức năng tương ứng.

Kiểm soát truy cập: Quyền truy cập phải được giới hạn theo nhu cầu công việc.

Bảo mật: Dữ liệu phải được bảo vệ bằng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức phù hợp.

Minh bạch: Luồng xử lý dữ liệu quan trọng phải được mô tả cho Khách hàng.

3. Cơ sở pháp lý xử lý dữ liệu​

Akabot xử lý dữ liệu cá nhân dựa trên một hoặc nhiều cơ sở pháp lý sau:

  • sự đồng ý của chủ thể dữ liệu, hoặc của Khách hàng thay mặt chủ thể dữ liệu;
  • sự cần thiết để thực hiện hợp đồng mà Khách hàng là một bên, hoặc theo yêu cầu của Khách hàng trước khi giao kết hợp đồng;
  • sự cần thiết để Akabot tuân thủ nghĩa vụ pháp lý áp dụng; hoặc
  • lợi ích hợp pháp của Akabot hoặc của bên thứ ba, với điều kiện lợi ích đó không lấn át quyền và lợi ích hợp pháp của chủ thể dữ liệu.

Đối với dữ liệu cá nhân mà Khách hàng nhập, tải lên hoặc xử lý thông qua Sản phẩm, Khách hàng chịu trách nhiệm bảo đảm có cơ sở pháp lý phù hợp trước khi cung cấp dữ liệu đó cho Akabot, theo quy định tại Mục 7 (Dữ liệu cá nhân).

4. Các loại dữ liệu​

Tùy trường hợp sử dụng cụ thể, Sản phẩm có thể xử lý:

4.1. Dữ liệu tài khoản​

Ví dụ:

  • tên đăng nhập;
  • tên hiển thị;
  • email;
  • vai trò;
  • tổ chức;
  • thông tin xác thực.

4.2. Dữ liệu cấu hình​

Ví dụ:

  • cấu hình quy trình tự động (workflow);
  • cấu hình Agent;
  • thông tin kết nối;
  • cấu hình môi trường;
  • cấu hình tài nguyên.

4.3. Dữ liệu nghiệp vụ​

Bao gồm dữ liệu được quy trình tự động đọc, tạo, chuyển đổi hoặc truyền giữa các hệ thống.

4.4. Tài liệu và tệp​

Có thể bao gồm:

  • tệp PDF;
  • bảng tính;
  • hình ảnh;
  • tài liệu văn bản;
  • email;
  • dữ liệu có cấu trúc/phi cấu trúc.

4.5. Dữ liệu AI​

Có thể bao gồm:

  • câu lệnh (prompt);
  • chỉ dẫn hệ thống;
  • ngữ cảnh;
  • tài liệu;
  • hình ảnh;
  • dữ liệu được trích xuất;
  • phản hồi của mô hình.

4.6. Dữ liệu kỹ thuật​

Có thể bao gồm:

  • nhật ký ứng dụng;
  • nhật ký kiểm toán;
  • nhật ký lỗi;
  • thông tin phiên bản;
  • thông tin hệ thống;
  • địa chỉ IP;
  • dấu thời gian;
  • thông tin sử dụng API.

5. Vị trí xử lý dữ liệu​

Đối với Sản phẩm triển khai tại chỗ, dữ liệu được xử lý và lưu trữ chủ yếu trong hạ tầng do Khách hàng kiểm soát.

Akabot không mặc nhiên sao chép dữ liệu nghiệp vụ từ môi trường tại chỗ về hạ tầng của Akabot.

Tuy nhiên, dữ liệu có thể rời khỏi môi trường Khách hàng khi:

  • Khách hàng kích hoạt AI bên ngoài;
  • quy trình tự động gọi API bên ngoài;
  • Khách hàng gửi dữ liệu cho bộ phận hỗ trợ kỹ thuật;
  • Sản phẩm sử dụng dịch vụ cấp phép/cập nhật trực tuyến;
  • Khách hàng cấu hình tích hợp với hệ thống bên ngoài.

6. Mục đích xử lý​

Dữ liệu có thể được xử lý để:

  • thực hiện quy trình tự động;
  • điều phối Agent;
  • quản lý tự động hóa;
  • thực hiện suy luận AI;
  • cung cấp Dịch vụ Dữ liệu;
  • xác thực và phân quyền;
  • ghi nhật ký và kiểm toán;
  • xử lý sự cố;
  • giám sát bảo mật;
  • sao lưu;
  • hỗ trợ kỹ thuật.

7. Dữ liệu cá nhân​

Khách hàng chịu trách nhiệm xác định liệu dữ liệu được đưa vào Sản phẩm có chứa dữ liệu cá nhân hoặc dữ liệu cá nhân nhạy cảm hay không.

Khách hàng phải bảo đảm có cơ sở pháp lý phù hợp để xử lý dữ liệu đó.

Khi Akabot xử lý dữ liệu cá nhân thay mặt Khách hàng, vai trò và trách nhiệm của các bên có thể được quy định thêm trong Thỏa thuận Xử lý Dữ liệu (DPA).

8. Lưu giữ dữ liệu​

Đối với dữ liệu nằm trong môi trường tại chỗ, Khách hàng kiểm soát chính sách lưu giữ, trừ khi có giới hạn kỹ thuật được nêu trong tài liệu Sản phẩm.

Khách hàng nên thiết lập thời hạn lưu giữ phù hợp cho:

  • dữ liệu vận hành;
  • nhật ký kiểm toán;
  • nhật ký ứng dụng;
  • nhật ký AI;
  • tài liệu;
  • bản sao lưu.

Akabot không mặc nhiên chịu trách nhiệm xóa dữ liệu nằm trong hạ tầng do Khách hàng kiểm soát.

9. Dữ liệu hỗ trợ kỹ thuật​

Khi Khách hàng cung cấp nhật ký, bản sao cơ sở dữ liệu, ảnh chụp màn hình, quy trình tự động hoặc tệp khác cho Akabot để hỗ trợ kỹ thuật, Akabot chỉ sử dụng dữ liệu đó cho mục đích hỗ trợ hoặc mục đích đã được thỏa thuận.

Khách hàng nên loại bỏ hoặc che dữ liệu nhạy cảm không cần thiết trước khi gửi.

Quyền truy cập của nhân sự Akabot phải được giới hạn theo nhu cầu công việc.

10. Chia sẻ dữ liệu​

Akabot không bán Dữ liệu Khách hàng.

Dữ liệu chỉ được chia sẻ với bên thứ ba khi:

  • cần thiết để cung cấp chức năng mà Khách hàng kích hoạt;
  • được Khách hàng yêu cầu;
  • được Khách hàng cho phép;
  • cần thiết để thực hiện nghĩa vụ hợp đồng;
  • pháp luật yêu cầu.

Bên nhận dữ liệu có nghĩa vụ bảo mật Dữ liệu Khách hàng phù hợp với Chính sách này và quy định pháp luật hiện hành.

11. Chuyển dữ liệu xuyên biên giới​

Việc sử dụng dịch vụ đám mây hoặc nhà cung cấp AI bên ngoài có thể dẫn đến việc dữ liệu được xử lý bên ngoài quốc gia nơi Khách hàng hoạt động.

Khách hàng chịu trách nhiệm đánh giá các yêu cầu pháp lý áp dụng trước khi kích hoạt các chức năng đó.

Akabot cung cấp thông tin kỹ thuật hợp lý về luồng dữ liệu để hỗ trợ việc đánh giá khi được yêu cầu.

12. Tối thiểu hóa dữ liệu​

Khách hàng được khuyến nghị chỉ cung cấp lượng dữ liệu tối thiểu cần thiết cho từng tác vụ.

Đối với AI bên ngoài, nên cân nhắc:

  • che dữ liệu;
  • ẩn danh hóa;
  • giả danh hóa;
  • loại bỏ dữ liệu định danh cá nhân;
  • loại bỏ thông tin xác thực;
  • loại bỏ thông tin bảo mật không cần thiết.

13. Thông tin xác thực và bí mật​

Mật khẩu, khóa riêng tư, khóa API, token truy cập và thông tin bí mật phải được bảo vệ phù hợp.

Khách hàng chịu trách nhiệm:

  • hạn chế quyền truy cập;
  • luân chuyển định kỳ;
  • thu hồi thông tin xác thực bị lộ;
  • tránh ghi thông tin bí mật vào quy trình tự động hoặc nhật ký ở dạng không mã hóa nếu Sản phẩm hỗ trợ cơ chế bảo vệ phù hợp.

14. Quyền của chủ thể dữ liệu​

Trong phạm vi pháp luật hiện hành, chủ thể dữ liệu có các quyền sau đối với dữ liệu cá nhân của mình:

  • Quyền được biết: được biết về hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân của mình, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
  • Quyền đồng ý và rút lại sự đồng ý: đồng ý hoặc không đồng ý cho phép xử lý dữ liệu cá nhân, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác; có quyền rút lại sự đồng ý bất kỳ lúc nào.
  • Quyền truy cập: truy cập để xem hoặc yêu cầu chỉnh sửa dữ liệu cá nhân của mình.
  • Quyền xóa dữ liệu: yêu cầu xóa dữ liệu cá nhân của mình, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
  • Quyền hạn chế và phản đối xử lý: yêu cầu hạn chế hoặc phản đối việc xử lý dữ liệu cá nhân của mình, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
  • Quyền khiếu nại, tố cáo, khởi kiện: khiếu nại, tố cáo hoặc khởi kiện theo quy định của pháp luật.
  • Quyền yêu cầu bồi thường thiệt hại: yêu cầu bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật khi xảy ra vi phạm quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân của mình, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác hoặc pháp luật có quy định khác.

Đối với dữ liệu cá nhân do Khách hàng nhập, thu thập, đồng bộ hoặc kết nối lên Sản phẩm, Khách hàng đóng vai trò là bên kiểm soát dữ liệu cá nhân và chịu trách nhiệm bảo đảm việc thực thi các quyền nêu trên đối với chủ thể dữ liệu tương ứng. Chủ thể dữ liệu nên liên hệ trực tiếp với Khách hàng để thực hiện các quyền của mình.

Đối với dữ liệu cá nhân do Akabot thu thập và xử lý với vai trò bên kiểm soát dữ liệu cá nhân (ví dụ: thông tin tài khoản, thông tin liên hệ của Khách hàng), chủ thể dữ liệu có thể gửi yêu cầu thực hiện quyền tới Akabot theo thông tin liên hệ tại Mục 22 (Liên hệ). Akabot sẽ xử lý yêu cầu hợp lệ trong thời hạn hợp lý theo quy định pháp luật và thông báo kết quả cho chủ thể dữ liệu.

Khi Akabot đóng vai trò bên xử lý dữ liệu và có khả năng kỹ thuật phù hợp, Akabot sẽ hỗ trợ Khách hàng thực hiện các quyền nêu trên theo thỏa thuận giữa hai bên.

15. Nghĩa vụ của chủ thể dữ liệu​

Chủ thể dữ liệu có nghĩa vụ:

  • cung cấp đầy đủ, trung thực và chính xác dữ liệu cá nhân khi được yêu cầu, và cập nhật kịp thời khi có thay đổi;
  • tự bảo vệ dữ liệu cá nhân của mình và thông báo kịp thời cho Akabot hoặc Khách hàng khi phát hiện dữ liệu cá nhân của mình bị xâm phạm hoặc có sai sót;
  • tôn trọng và bảo vệ dữ liệu cá nhân của chủ thể dữ liệu khác; và
  • tuân thủ quy định của pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

16. Vi phạm dữ liệu​

Mỗi bên chịu trách nhiệm xử lý sự cố bảo mật thuộc phạm vi mình kiểm soát.

Nếu Akabot xác nhận sự cố bảo mật thuộc phạm vi trách nhiệm của mình ảnh hưởng tới Dữ liệu Khách hàng, Akabot sẽ thực hiện quy trình ứng phó sự cố và thông báo cho Khách hàng theo hợp đồng và pháp luật áp dụng.

17. Rủi ro và giới hạn​

Akabot áp dụng các biện pháp kỹ thuật, vật lý và quản lý phù hợp để bảo vệ dữ liệu cá nhân. Tuy nhiên, do đặc thù của công nghệ và rủi ro trên không gian mạng, Akabot không thể cam kết bảo vệ tuyệt đối dữ liệu cá nhân và không chịu trách nhiệm đối với các trường hợp nằm ngoài khả năng kiểm soát hợp lý của Akabot, bao gồm nhưng không giới hạn ở lỗ hổng bảo mật chưa được biết đến hoặc các cuộc tấn công mạng vượt quá các biện pháp bảo mật tiêu chuẩn của ngành.

Trong trường hợp xảy ra sự cố ảnh hưởng đến dữ liệu cá nhân, Akabot sẽ thực hiện quy trình ứng phó sự cố và thông báo theo quy định tại Mục 16 (Vi phạm dữ liệu) và theo yêu cầu của pháp luật áp dụng.

18. Xóa và trả lại dữ liệu​

Đối với dữ liệu tại chỗ, Khách hàng kiểm soát việc xóa và lưu giữ dữ liệu.

Đối với dữ liệu tạm thời được cung cấp cho Akabot để hỗ trợ, việc xóa hoặc lưu giữ thực hiện theo chính sách nội bộ, hợp đồng hoặc DPA tương ứng.

19. Cookies​

Website và một số Sản phẩm của Akabot có thể sử dụng cookie hoặc công nghệ tương tự để nhận diện thiết bị, ghi nhận thông tin về thời điểm và cách thức sử dụng, đo lường số lượng truy cập và cải thiện trải nghiệm người dùng.

Khách hàng có thể từ chối hoặc vô hiệu hóa cookie thông qua thiết lập trình duyệt của mình; tuy nhiên, việc này có thể ảnh hưởng đến khả năng sử dụng đầy đủ một số tính năng.

20. Giải quyết tranh chấp​

Mọi tranh chấp phát sinh từ hoặc liên quan đến việc xử lý dữ liệu cá nhân theo Chính sách này trước hết sẽ được các bên giải quyết thông qua thương lượng. Trường hợp thương lượng không thành, tranh chấp sẽ được giải quyết theo mục Luật áp dụng và giải quyết tranh chấp của Điều khoản Sử dụng.

21. Thay đổi Chính sách​

Chính sách có thể được cập nhật khi:

  • kiến trúc thay đổi;
  • loại dữ liệu thay đổi;
  • có nhà cung cấp mới;
  • yêu cầu pháp luật thay đổi;
  • có thay đổi đáng kể về cách dữ liệu được xử lý.

Phiên bản cập nhật phải ghi rõ ngày hiệu lực.

22. Liên hệ​

Công ty TNHH FPT IS
Trang web: https://akabot.com
Quyền riêng tư/Cán bộ bảo vệ dữ liệu (DPO): support@akabot.com
Hỗ trợ: support@akabot.com