メインコンテンツまでスキップ

プライバシーおよびデータ処理ポリシー

1. 目的​

本ポリシーは、顧客がAkabot製品を使用する際に、顧客データがどのように収集、保存、処理、送信および保護され得るかについて説明するものである。

本ポリシーは、利用規約、エンドユーザーライセンス契約、AIサービスおよびデータ処理に関する補足条項、該当する契約、および関連するデータ処理契約とあわせて読むものとする。本ポリシーで定義されていない大文字表記の用語は、利用規約に定める意味を有する。

2. 一般原則​

Akabotは、次の原則に従う:

顧客の所有権: 顧客データは、顧客または当該データの正当な所有者に帰属する。

目的の限定: データは、必要な目的のためにのみ処理される。

データの最小化: 関連する機能に必要なデータのみが処理される。

アクセス制御: アクセス権は、業務上の必要性に応じて制限される。

セキュリティ: データは、適切な技術的および組織的措置により保護される。

透明性: 重要なデータフローについては、顧客に説明が行われる。

3. 処理の法的根拠​

Akabotは、次のいずれか一つまたは複数の法的根拠に基づいて個人データを処理する:

  • データ主体の同意、またはデータ主体に代わる顧客の同意;
  • 顧客が当事者である契約の履行に必要な場合、または契約締結前に顧客からの要請があった場合;
  • Akabotが適用される法的義務を遵守するために必要な場合;または
  • Akabotまたは第三者の正当な利益。ただし、当該利益がデータ主体の権利および正当な利益を上回らない場合に限る。

顧客が製品を通じて入力、アップロードまたはその他の方法で処理する個人データについては、顧客は、第7条(個人データ)に定めるとおり、当該データをAkabotに提供する前に適切な法的根拠を確保する責任を負う。

4. データの区分​

用途に応じて、製品は次のデータを処理することがある。

4.1. アカウントデータ​

例:

  • ユーザー名;
  • 表示名;
  • メールアドレス;
  • ロール;
  • 組織;
  • 認証情報。

4.2. 設定データ​

例:

  • ワークフロー設定;
  • エージェント設定;
  • 接続情報;
  • 環境設定;
  • アセット設定。

4.3. 業務データ​

ワークフローによって読み取り、作成、変換、またはシステム間で送信されるデータを含む。

4.4. ドキュメントおよびファイル​

次を含むことがある:

  • PDF;
  • スプレッドシート;
  • 画像;
  • 文書;
  • メール;
  • 構造化/非構造化データ。

4.5. AIデータ​

次を含むことがある:

  • プロンプト;
  • システム指示;
  • コンテキスト;
  • 文書;
  • 画像;
  • 抽出データ;
  • モデルの応答。

4.6. 技術データ​

次を含むことがある:

  • アプリケーションログ;
  • 監査ログ;
  • エラーログ;
  • バージョン情報;
  • システム情報;
  • IPアドレス;
  • タイムスタンプ;
  • API使用情報。

5. データ処理の場所​

オンプレミスで導入された製品については、データは主に顧客が管理するインフラストラクチャ内で処理および保存される。

Akabotは、デフォルトではオンプレミス環境から業務データをAkabotのインフラストラクチャへ複製することはない。

ただし、次の場合には、データが顧客の環境から外部へ送信されることがある:

  • 顧客が外部AIを有効化した場合;
  • ワークフローが外部APIを呼び出す場合;
  • 顧客が技術サポートのためにデータを提供する場合;
  • 製品がオンラインのライセンス供与または更新サービスを利用する場合;または
  • 顧客が外部システムとの連携を設定した場合。

6. 処理の目的​

データは、次の目的のために処理されることがある:

  • ワークフローを実行するため;
  • エージェントを制御するため;
  • 自動化を管理するため;
  • AI推論を実行するため;
  • データサービスを提供するため;
  • 利用者を認証および認可するため;
  • ログおよび監査記録を作成するため;
  • トラブルシューティングを行うため;
  • セキュリティを監視するため;
  • バックアップを実施するため;および
  • 技術サポートを提供するため。

7. 個人データ​

顧客は、製品に入力されるデータに個人データまたは機微な個人データが含まれるかどうかを判断する責任を負う。

顧客は、当該データを処理するための適切な法的根拠を有することを確保しなければならない。

Akabotが顧客に代わって個人データを処理する場合、両当事者の役割および責任は、データ処理契約(DPA)においてさらに定められることがある。

8. データの保持​

オンプレミス環境に保存されるデータについては、製品ドキュメントに定める技術的な制限がある場合を除き、顧客が保持ポリシーを管理する。

顧客は、次のデータについて適切な保持期間を設定するものとする:

  • 運用データ;
  • 監査ログ;
  • アプリケーションログ;
  • AIログ;
  • 文書;
  • バックアップ。

Akabotは、デフォルトでは顧客が管理するインフラストラクチャに保存されたデータの削除について責任を負わない。

9. 技術サポートデータ​

顧客が技術サポートのためにログ、データベースダンプ、スクリーンショット、ワークフローその他のファイルをAkabotに提供する場合、Akabotは当該データをサポートまたはその他の合意された目的のためにのみ使用する。

顧客は、送信前に不要な機微データを除去またはマスキングするべきである。

Akabotの担当者によるアクセスは、業務上の必要性に応じて制限されるものとする。

10. データの共有​

Akabotは、顧客データを販売しない。

データは、次の場合に限り第三者と共有される:

  • 顧客が有効化した機能を提供するために必要な場合;
  • 顧客から要求された場合;
  • 顧客が許可した場合;
  • 契約上の義務を履行するために必要な場合;または
  • 法律により要求される場合。

データの提供を受ける第三者は、本ポリシーおよび適用法に従い、顧客データを保護する義務を負う。

11. 越境データ移転​

外部のクラウドサービスまたはAIプロバイダーの利用により、データが顧客の事業拠点国以外で処理される場合がある。

顧客は、当該機能を有効化する前に、適用される法的要件を評価する責任を負う。

Akabotは、要求に応じて、当該評価を支援するための合理的な技術情報をデータフローについて提供する。

12. データの最小化​

顧客は、各タスクに必要な最小限のデータのみを提供することが推奨される。

外部AIについては、顧客は次の事項を検討するべきである:

  • マスキング;
  • 匿名化;
  • 仮名化;
  • 個人を特定できる情報(PII)の除去;
  • 認証情報の除去;および
  • 不要な秘密情報の除去。

13. 認証情報およびシークレット​

パスワード、秘密鍵、APIキー、アクセストークンその他のシークレットは、適切に保護されなければならない。

顧客は、次の事項について責任を負う:

  • アクセスの制限;
  • 認証情報のローテーション;
  • 漏えいした認証情報の失効;および
  • 製品が適切な保護機構を提供している場合、ワークフローまたはログにシークレットを平文で記載しないこと。

14. データ主体の権利​

適用法により認められる範囲において、データ主体は自己の個人データについて次の権利を有する:

  • 知る権利: 自己の個人データの処理について知る権利。ただし、法律に別段の定めがある場合を除く。
  • 同意および同意撤回の権利: 個人データの処理に同意し、または同意しない権利。ただし、法律に別段の定めがある場合を除く。また、いつでも同意を撤回する権利。
  • アクセス権: 自己の個人データにアクセスし、閲覧し、またはその訂正を求める権利。
  • 消去権: 自己の個人データの削除を求める権利。ただし、法律に別段の定めがある場合を除く。
  • 処理の制限および異議申立ての権利: 自己の個人データの処理の制限を求め、またはこれに異議を申し立てる権利。ただし、法律に別段の定めがある場合を除く。
  • 苦情申立て、告発、提訴の権利: 適用法に従い、苦情を申し立て、告発し、または訴訟を提起する権利。
  • 損害賠償請求権: 自己の個人データ保護に関する違反が生じた場合、適用法に従い損害賠償を請求する権利。ただし、両当事者間に別段の合意がある場合または法律に別段の定めがある場合を除く。

顧客が製品に入力、収集、同期または連携させる個人データについて、顧客はデータ管理者として、該当するデータ主体に対する上記権利の行使を確保する責任を負う。データ主体は、自己の権利を行使するため、顧客に直接連絡するべきである。

Akabotがデータ管理者として収集および処理する個人データ(例:顧客のアカウント情報または連絡先情報)については、データ主体は、第22条(お問い合わせ)に記載の連絡先を通じてAkabotに権利行使の請求を提出することができる。Akabotは、適用法に基づく合理的な期間内に有効な請求に対応し、その結果をデータ主体に通知する。

Akabotが処理者として行動し、関連する技術的能力を有する場合、Akabotは、両当事者間の合意に従い、上記権利の履行について顧客を支援する。

15. データ主体の義務​

データ主体は、次の義務を負う:

  • 求めに応じて完全、真実かつ正確な個人データを提供し、変更があった場合は速やかに更新すること;
  • 自己の個人データを自ら保護し、自己の個人データが侵害されたことまたは誤りがあることを発見した場合、速やかにAkabotまたは顧客に通知すること;
  • 他のデータ主体の個人データを尊重し、保護すること;および
  • 適用される個人データ保護法を遵守すること。

16. データ侵害​

各当事者は、自らの管理下にあるセキュリティインシデントへの対応について責任を負う。

Akabotが、自らの責任範囲内にあり顧客データに影響を及ぼすセキュリティインシデントを確認した場合、Akabotはそのインシデント対応プロセスに従い、契約および適用法により求められるとおり顧客に通知するものとする。

17. リスクおよび限界​

Akabotは、個人データを保護するために適切な技術的、物理的および管理的措置を講じる。ただし、技術の特性およびサイバーセキュリティ上のリスクにより、Akabotは個人データの絶対的な保護を保証することはできず、業界標準のセキュリティ対策を超える未知のセキュリティ脆弱性またはサイバー攻撃など、Akabotの合理的な支配を超える事由については責任を負わない。

個人データに影響を及ぼすインシデントが発生した場合、Akabotは第16条(データ侵害)に定めるインシデント対応プロセスに従い、適用法により求められるとおり通知を行う。

18. データの削除および返還​

オンプレミスデータについては、顧客が削除および保持を管理する。

サポートのために一時的にAkabotに提供されたデータについては、削除または保持は、該当する社内ポリシー、契約またはDPAに従うものとする。

Akabotのウェブサイトおよび一部の製品は、デバイスを識別し、製品またはウェブサイトの使用時期および方法を記録し、訪問数を測定し、利用者体験を改善するために、Cookieまたは類似の技術を使用することがある。

顧客は、ブラウザの設定によりCookieを拒否または無効化することができるが、これにより一部の機能を十分に利用できなくなる場合がある。

20. 紛争解決​

本ポリシーに基づく個人データの処理に起因しまたは関連して生じる紛争は、まず両当事者間の協議により解決するものとする。協議が不成立の場合、当該紛争は、利用規約の準拠法および紛争解決に関する条項に従って解決されるものとする。

21. ポリシーの変更​

本ポリシーは、次の場合に更新されることがある:

  • アーキテクチャが変更された場合;
  • データの種類が変更された場合;
  • 新しいプロバイダーが追加された場合;
  • 法的要件が変更された場合;または
  • データの処理方法に重要な変更が生じた場合。

更新版には、その発効日を明記するものとする。

22. お問い合わせ​

FPT IS COMPANY LIMITED
Webサイト: https://akabot.com
プライバシー/DPO: support@akabot.com
サポート: support@akabot.com