Chuyển tới nội dung chính

Tích hợp Google Drive

Kết nối Google Drive cho phép ScaleFlow chỉ truy cập các tệp bạn chọn thông qua Google Picker. Bạn có thể:

  • Đồng bộ tài liệu vào Knowledge để AI đọc nội dung (FAQ, catalog, chính sách).
  • Gắn Drive với AI Agent để agent liệt kê tệp và xem metadata qua công cụ MCP.

Dùng integration này khi muốn:

  • Để đội ngũ lưu tài liệu trên Drive và Smart Assistant trả lời dựa trên các tệp đó.
  • Để agent tìm đúng tệp hoặc thư mục trên Drive trong quy trình vận hành.
  • Tránh cấp quyền cho toàn bộ Drive — chỉ mở các tệp được chọn rõ ràng.

Google Drive và Google Sheets​

Google DriveGoogle Sheets
Mục đích chínhTài liệu (PDF, Word và nhiều loại khác)Spreadsheet, dữ liệu hàng/cột
Đọc nội dung cho AIQua Knowledge (đồng bộ tệp)Qua MCP read_rows hoặc Knowledge
Công cụ MCPlist_files, get_file (metadata)read_rows, append_row và nhiều công cụ khác
Tài liệu riêngHướng dẫn nàyTích hợp Google Sheets

Trước khi bắt đầu​

Hãy chuẩn bị:

  • Tài khoản Google hoặc Google Workspace có các tệp cần dùng.
  • Quyền quản lý integration trong ScaleFlow.
  • Các tệp đã được tải lên Google Drive (PDF, DOCX, TXT và nhiều loại khác).
  • Khoảng 5-10 phút cho lần kết nối đầu tiên.

Phạm vi truy cập (drive.file): ScaleFlow không nhìn thấy toàn bộ Drive. ScaleFlow chỉ có thể truy cập các tệp bạn chọn qua Google Picker khi tạo Knowledge hoặc cấu hình agent. Không thể đọc các tệp chưa được chọn.

Tổng quan các bước​

BướcNơi thực hiệnViệc cần làm
1ScaleFlowIntegrations -> Google Drive -> Connect
2GoogleĐăng nhập và Allow quyền truy cập
3ScaleFlowChạy Test connection và xác nhận trạng thái Connected
4ScaleFlowTạo nguồn Knowledge từ Google Drive hoặc gắn Drive với AI Agent
5ScaleFlowChọn tệp qua Google Picker -> đồng bộ / kiểm tra

Bước 1 - Kết nối Google Drive trong ScaleFlow​

  1. Mở menu bên trái -> Integrations.

    Menu Integrations của ScaleFlow

  2. Tìm thẻ Google Drive -> nhấp Connect.

  3. Trên màn hình thiết lập, xem lại Permissions required:

    • Access only the files and folders you choose in Google Picker — chỉ các tệp bạn chọn để tự động hóa và đồng bộ knowledge.

    Quyền thiết lập Google Drive

  4. Nhấp Continue with Google.

  5. Chọn tài khoản Google và nhấp Allow.

    Xác nhận OAuth Google Drive

  6. Sau khi xác thực, kết nối xuất hiện với trạng thái Connected.

    Danh sách kết nối Google Drive

Bước 2 - Quản lý kết nối​

Mở Integrations -> Google Drive và chọn một kết nối.

Tab Display​

  • Connection name — đổi tên kết nối (ví dụ: Google Drive — Marketing, Google Drive — Support).
  • Google account metadata (chỉ đọc): Tên tài khoản, email Google, Connected on.

Tab Display Google Drive

Tab AI and Automation​

  • Tổng quan quy trình Drive với AI.
  • Google Drive actions — công cụ MCP.
  • Recommended setup flows: Document Discovery, Metadata Sync, Knowledge Source Sync.

Tab AI and Automation Google Drive

Thao tác nhanh​

Thao tácKhi nào dùng
Test connectionSau khi kết nối hoặc khi nghi ngờ token đã hết hạn
ReconnectGoogle đã thu hồi quyền truy cập
Disconnect / DeleteDừng hoặc xóa kết nối

Bước 3 - Dùng Google Drive làm Knowledge (Đọc nội dung tài liệu)​

Đây là cách tiếp cận phổ biến nhất: AI đọc nội dung tệp (FAQ, catalog) qua Knowledge, không phải qua Drive MCP.

  1. Mở AI -> Knowledge -> Add knowledge.
  2. Chọn Source type: Google Drive.
  3. Chọn Google Drive connection (có trạng thái Connected).
  4. Nhấp Select files và chọn một hoặc nhiều tệp qua Google Picker.
  5. Nhấp Add knowledge.
  6. Trên trang chi tiết Knowledge, nhấp Sync knowledge / Synchronize để ScaleFlow nạp nội dung.

Nguồn Google Drive của Knowledge

  1. Gắn nguồn Knowledge với một AI Agent (tab Capabilities -> Knowledge).
  2. Agent dùng công cụ queryKnowledge để trả lời dựa trên tài liệu đã đồng bộ.

Xem thêm: Sử dụng Knowledge.

Lưu ý: Picker trong Knowledge chọn tệp (không phải thư mục). Mỗi lần thêm tệp mới, hãy đồng bộ Knowledge lại.

Bước 4 - Gắn Google Drive với AI Agent (MCP)​

Dùng cách này khi agent cần tìm tệp hoặc xem metadata (tên, loại, ngày sửa đổi gần nhất, liên kết) — không phải đọc trực tiếp nội dung PDF/DOC qua MCP.

  1. Mở AI -> Agents và chọn một agent.

  2. Mở tab Capabilities -> thêm integration Google Drive.

  3. Nhấp Select files và chọn tệp hoặc thư mục qua Google Picker.

    Chọn tệp Google Drive cho agent

  4. Nhấp Save Draft -> Test Version.

Drive MCP không thay thế Knowledge: nếu muốn agent trả lời từ nội dung tài liệu, hãy dùng Knowledge (Bước 3). MCP chỉ hỗ trợ khám phá và metadata.

Kiểm tra tệp Google Drive

Bước 5 - Runbook mẫu để kiểm tra agent​

Dán nội dung sau vào trường Runbook (sau khi chọn tệp trong Capabilities):

#GoogleDrive: You can look up Google Drive through google_drive_list_files and google_drive_get_file.

## Rules
- When the user asks "what files are there" or "find a document" -> use google_drive_list_files (pageSize: 10).
- When the user asks for details about a file -> use google_drive_get_file with fileId.
- When the user asks for DOCUMENT CONTENT (FAQ, policy) -> use queryKnowledge from attached Knowledge, do NOT guess from Drive metadata.
- Do not invent file names or links.

## Test prompts
- "List the Drive files I connected"
- "When was [file name] last modified?"

Prompt kiểm tra gợi ý:

Mục tiêuCâu hỏi
Liệt kê tệp"Show me the list of Google Drive files I connected."
Metadata"What type is [file name] and what is the view link?"
Nội dung tài liệu"According to the FAQ document, what is the return policy?" -> yêu cầu Knowledge đã đồng bộ

Công cụ MCP - Agent có thể làm gì?​

Các thao tác MCP Google Drive

Liệt kê tệp (google_drive_list_files)​

Liệt kê các tệp và thư mục mà kết nối có thể truy cập.

Tham sốMô tả
queryTruy vấn tìm kiếm (ví dụ: name contains "FAQ"). Mặc định: trashed = false
pageSizeSố lượng kết quả (mặc định: 10)
pageTokenToken phân trang cho trang tiếp theo

Trả về: files (id, name, mimeType, size, modifiedTime), nextPageToken.

Lấy metadata tệp (google_drive_get_file)​

Trả về metadata của một tệp hoặc thư mục.

Tham sốBắt buộcMô tả
fileIdCóFile ID trên Drive

Trả về: id, name, mimeType, size, modifiedTime, webViewLink, iconLink.

Không có công cụ MCP để đọc nội dung tệp. Để AI đọc tệp PDF/Word, hãy dùng đồng bộ Knowledge.

Lấy File ID từ Google Drive​

Mở tệp trong trình duyệt. URL thường có dạng:

https://drive.google.com/file/d/1ABC...xyz/view

Phần nằm giữa /d/ và /view là fileId.

Trong hầu hết trường hợp, agent lấy fileId từ kết quả List Files — bạn không cần sao chép thủ công.

Quy trình được khuyến nghị​

1. Trợ lý khám phá tài liệu​

Agent gọi List Files để tìm tệp theo tên hoặc ngữ cảnh cuộc trò chuyện -> trả webViewLink cho người dùng.

2. Đồng bộ metadata tài liệu​

Agent đọc Get File Metadata (ngày sửa đổi gần nhất, loại tệp) -> ghi vào ticket hoặc sheet khác.

3. Đồng bộ nguồn Knowledge​

Admin chọn tệp hoặc thư mục FAQ trên Drive -> tạo Knowledge -> đồng bộ định kỳ -> Smart Assistant trả lời qua queryKnowledge.

Quy trình thực tế​

  1. Admin kết nối Google Drive (tài khoản Marketing).
  2. Admin tạo Knowledge Gym FAQ — chọn 5 tệp PDF từ Drive -> Sync knowledge.
  3. Admin tạo agent Gym Sales, gắn Knowledge và (tùy chọn) integration Drive.
  4. Agent trả lời câu hỏi sản phẩm từ Knowledge; khi cần liên kết tệp nguồn, agent dùng metadata MCP.
  5. Khi thêm tệp FAQ mới -> thêm tệp vào Knowledge và đồng bộ lại.

Khắc phục nhanh​

Google Picker không mở​

  • Xác nhận kết nối Drive có trạng thái Connected.
  • Thử Reconnect và chấp nhận quyền lại.
  • Kiểm tra trình duyệt không chặn popup.

Agent/Knowledge không thấy tệp​

  • Tệp phải được chọn qua Picker — không phải mọi tệp trên Drive đều tự động hiển thị.
  • Chọn lại tệp trong Knowledge hoặc Capabilities của agent.

Đồng bộ Knowledge thất bại​

  • Tệp có thể quá lớn hoặc định dạng không được hỗ trợ — thử PDF/DOCX/TXT.
  • Quyền truy cập tệp đã mất -> Reconnect và chọn lại tệp.

List files của MCP trả về rỗng​

  • Chưa chọn tệp trong Capabilities của agent hoặc chưa mở tệp nào qua Picker.
  • Thử một query cụ thể, chẳng hạn name contains "FAQ".

Lỗi refresh token​

Agent trả lời sai nội dung tài liệu​

  • Drive MCP chỉ cung cấp metadata — bạn cần Knowledge đã đồng bộ và Instructions sử dụng queryKnowledge.

Thực hành tốt nhất​

  • Đặt tên kết nối theo đội: Google Drive — Support.
  • Chia Knowledge theo chủ đề (FAQ, Pricing, Policy) thay vì một nguồn knowledge quá lớn.
  • Đồng bộ lại Knowledge sau khi cập nhật tệp trên Drive.
  • Dùng Drive MCP để tìm tệp / metadata; dùng Knowledge để đọc nội dung.
  • Chỉ chọn các tệp cần thiết — giảm rủi ro và giúp dễ kiểm tra quyền truy cập.

Danh sách ảnh chụp màn hình gợi ý​

TệpNội dung cần chụp
google-drive-integration-card.pngThẻ Google Drive + Connect
google-drive-setup-permissions.pngMàn hình thiết lập + Continue with Google
google-drive-connections-list.pngDanh sách kết nối đã kết nối
google-drive-display-tab.pngTab Display
google-drive-ai-automation-tab.pngTab AI and Automation
google-drive-agent-picker.pngCapabilities của agent + Select files
google-drive-mcp-tools.pngList Files / Get File Metadata

Ảnh dùng lại: integration-connection.png, connect-google-drive.png, knowledge-google-drive.png.

Đọc tiếp​