Tích hợp Google Sheets

Kết nối Google Sheets cho phép ScaleFlow và AI Agent đọc, ghi và quản lý dữ liệu spreadsheet mà bạn đã cấp quyền. Agent có thể đọc range, thêm hàng, cập nhật ô hoặc tạo spreadsheet mới qua công cụ MCP.

Dùng integration này khi muốn:

Lưu lead, ticket hoặc ghi chú cuộc trò chuyện vào spreadsheet dùng chung.
Để AI Agent đọc bảng giá, tồn kho hoặc dữ liệu FAQ lưu trong sheet.
Tự động hóa báo cáo định kỳ (đọc range -> tóm tắt -> ghi kết quả).

Trước khi bắt đầu

Hãy chuẩn bị:

Tài khoản Google (Gmail hoặc Google Workspace) có quyền với các spreadsheet cần dùng.
Quyền quản lý integration trong ScaleFlow (bạn thấy menu Integrations và có thể nhấp Connect).
Một spreadsheet đã tạo trong Google Sheets (hoặc để agent tạo spreadsheet mới qua MCP).
Khoảng 5-10 phút cho lần kết nối đầu tiên.

Quyền truy cập tệp: ScaleFlow dùng phạm vi tệp Google Drive — chỉ có thể truy cập spreadsheet bạn chọn qua Google Picker khi cấu hình agent hoặc các tệp do integration tạo. Spreadsheet chưa được chọn hoặc chia sẻ sẽ trả lỗi quyền.

Tổng quan các bước

Bước	Nơi thực hiện	Việc cần làm
1	ScaleFlow	Integrations -> Google Sheets -> Connect
2	Google	Đăng nhập và Allow quyền đọc/ghi sheet
3	ScaleFlow	Xác nhận kết nối Connected và chạy Test connection
4	ScaleFlow	(Tùy chọn) Mở tab Display và đổi tên kết nối
5	ScaleFlow	Gắn kết nối với AI Agent và chọn spreadsheet
6	ScaleFlow	Viết Instructions và chạy Test Version

Bước 1 - Kết nối Google Sheets trong ScaleFlow

Trong ScaleFlow, mở menu bên trái -> Integrations.
Tìm thẻ Google Sheets bên dưới Third-party Integrations -> nhấp Manage Integration.
Trên màn hình thiết lập, xem lại Permissions required:
- Read spreadsheet rows — đọc dữ liệu cho quy trình và agent.
- Append new rows — thêm hàng từ tự động hóa.
Nhấp Continue with Google.
Trong cửa sổ Google, chọn tài khoản Google dùng cho spreadsheet.
Nhấp Allow để cấp cho ScaleFlow các quyền được yêu cầu.
Sau khi xác thực, bạn được chuyển về ScaleFlow. Kết nối xuất hiện với trạng thái Connected.

Bước 2 - Quản lý kết nối

Mở Integrations -> Google Sheets và chọn một kết nối.

Tab Display

Connection name — thay đổi tên hiển thị (ví dụ: Google Sheets — Sales, Google Sheets — Ops).
Google account metadata (chỉ đọc):
- Account name
- Google email
- Connected on

Tab Display Google Sheets

Tab AI and Automation

Tab này hiển thị:

Tổng quan quy trình spreadsheet với AI.
Google Sheets actions — danh sách công cụ MCP.
Recommended setup flows — thu thập lead, báo cáo AI, hàng đợi duyệt thủ công.

Tab AI and Automation Google Sheets

Thao tác nhanh

Thao tác	Khi nào dùng
Test connection	Sau khi kết nối hoặc khi nghi ngờ token đã hết hạn
Reconnect	Google đã thu hồi quyền hoặc bạn cần đăng nhập lại
Disconnect	Tạm dừng kết nối
Delete	Xóa kết nối khỏi ScaleFlow

Thao tác trên kết nối Google Sheets

Bước 3 - Gắn Google Sheets với AI Agent

Mở AI -> Agents và chọn agent (hoặc tạo agent mới).
Trong thanh bên phải, mở tab Capabilities.
Bên dưới Integrations, thêm kết nối Google Sheets.
Nhấp Select spreadsheets và chọn một hoặc nhiều spreadsheet qua Google Picker.
Nhấp Save Draft -> Test Version.

Quan trọng: Agent chỉ có thể làm việc với spreadsheet được chọn ở bước 4 (hoặc spreadsheet agent tạo qua MCP). Nếu bỏ qua việc chọn tệp, nhiều công cụ sẽ trả về No spreadsheet ID provided or configured.

Bước 4 - Viết Instructions để kiểm tra agent

Dán nội dung sau vào trường Runbook / Instructions (giữ tone/format hiện có và thêm block này):

#GoogleSheets: You can access Google Sheets through MCP tools.

## Rules
- When the user asks for spreadsheet data -> use google_sheets__read_rows with an A1 notation range (for example Sheet1!A1:D20).
- When the user provides information to save -> use google_sheets__append_row with sheetName and values.
- Only use google_sheets__update_values, google_sheets__clear_values, and google_sheets__delete_sheet when the user explicitly requests it.
- Do not invent data — always read from the sheet before answering questions about numbers.

## Default sheet for testing
- spreadsheetId: (fill in the ID from the Google Sheets URL, or let the agent use the spreadsheet selected in Capabilities)
- sheetName: Sheet1
- test read range: Sheet1!A1:C10

Prompt kiểm tra gợi ý:

Mục tiêu	Câu hỏi kiểm tra
Đọc dữ liệu	"Read the first 10 rows in Sheet1 and summarize them for me."
Thêm hàng	"Add a new row: Name=John A, Email=test@example.com, Source=Chat."
Metadata	"What tabs (sheets) does this spreadsheet have?"

Công cụ MCP - Agent có thể làm gì?

Các thao tác MCP Google Sheets

Đọc hàng (`google_sheets__read_rows`)

Đọc dữ liệu từ một range theo ký hiệu A1.

Tham số	Bắt buộc	Mô tả
`range`	Có	Ví dụ: `Sheet1!A1:D20`, `Leads!A:E`
`spreadsheetId`	Không	ID spreadsheet; để trống nếu đã chọn trong Capabilities của agent

Thêm hàng (`google_sheets__append_row`)

Thêm hàng mới ở cuối sheet.

Tham số	Bắt buộc	Mô tả
`sheetName`	Có	Tên tab, ví dụ `Sheet1`, `Leads`
`values`	Có	Mảng giá trị cột, ví dụ `["John A", "test@example.com", "Chat"]`
`spreadsheetId`	Không	Như trên

Cập nhật giá trị (`google_sheets__update_values`)

Ghi đè giá trị trong một range.

Tham số	Bắt buộc	Mô tả
`range`	Có	Range theo ký hiệu A1
`values`	Có	Mảng 2 chiều, ví dụ `[["A1", "B1"], ["A2", "B2"]]`
`spreadsheetId`	Không	Như trên

Xóa giá trị (`google_sheets__clear_values`)

Xóa nội dung trong một range (giữ nguyên cấu trúc sheet).

Tham số	Bắt buộc	Mô tả
`range`	Có	Range theo ký hiệu A1
`spreadsheetId`	Không	Như trên

Lấy Spreadsheet (`google_sheets__get_spreadsheet`)

Trả metadata: tên tệp, danh sách tab, ID sheet.

Tham số	Bắt buộc	Mô tả
`spreadsheetId`	Không*	*Bắt buộc nếu chưa cấu hình trong agent

Tạo Spreadsheet (`google_sheets__create_spreadsheet`)

Tạo spreadsheet mới (ScaleFlow có quyền truy cập vì ứng dụng đã tạo tệp).

Tham số	Bắt buộc	Mô tả
`title`	Có	Tên tệp mới

Thêm Sheet (`google_sheets__add_sheet`)

Thêm tab mới vào spreadsheet hiện có.

Tham số	Bắt buộc	Mô tả
`title`	Có	Tên tab mới
`spreadsheetId`	Không	Như trên

Xóa Sheet (`google_sheets__delete_sheet`)

Xóa một tab khỏi spreadsheet.

Tham số	Bắt buộc	Mô tả
`sheetId`	Có	ID tab dạng số (lấy từ Get Spreadsheet)
`spreadsheetId`	Không	Như trên

Lấy Spreadsheet ID từ URL Google

Mở spreadsheet trong trình duyệt. URL có dạng:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1BxiMVs0XRA5nFMdKvBdBZjgmUUqptlbs74OgvE2upms/edit

Phần nằm giữa /d/ và /edit là spreadsheetId:

1BxiMVs0XRA5nFMdKvBdBZjgmUUqptlbs74OgvE2upms

Trong hầu hết trường hợp, bạn không cần sao chép thủ công — chỉ cần chọn spreadsheet qua Select spreadsheets trong Capabilities của agent.

Quy trình được khuyến nghị

1. Thu thập lead vào sheet

Khách hàng trò chuyện -> agent thu thập tên, email và nguồn -> Append Row vào tab Leads.

2. Workspace báo cáo AI

Agent Read Rows từ bảng KPI -> tóm tắt cho người dùng -> Update Values vào ô báo cáo cuối tháng.

3. Hàng đợi duyệt thủ công

Agent chuẩn bị một dòng dữ liệu -> ghi vào sheet cần duyệt -> đội ngũ phê duyệt trực tiếp trong Google Sheets.

Quy trình thực tế

Admin kết nối Google Sheets bằng tài khoản Google của đội Sales.
Admin tạo agent Lead Capture và chọn spreadsheet Leads 2026 trong Capabilities.
Admin viết Instructions: thêm một hàng mỗi khi có lead mới.
Admin chạy Test Version -> Publish -> gắn agent với Smart Assistant.
Khi Google thu hồi quyền, admin Reconnect và chạy Test connection.

Khắc phục nhanh

Lỗi: No spreadsheet ID provided or configured

Trong agent -> Capabilities -> chọn ít nhất một spreadsheet qua Select spreadsheets.
Hoặc truyền spreadsheetId rõ ràng trong Instructions hoặc lần gọi công cụ.

Lỗi: Insufficient permissions / 403

Spreadsheet chưa được chọn qua Google Picker trong agent.
Hoặc tệp thuộc tài khoản Google khác — kết nối lại bằng tài khoản chính xác.
Thử Reconnect integration và chọn lại spreadsheet.

Lỗi: Spreadsheet not found / 404

Xác nhận spreadsheetId chính xác.
Tệp có thể đã bị xóa hoặc người dùng mất quyền truy cập.

Lỗi: Google OAuth không trả refresh token

Đến Google Account -> Security -> Third-party apps và xóa quyền ScaleFlow.
Reconnect và chấp nhận lại toàn bộ quyền (Google sẽ cấp refresh token mới).

Agent không gọi công cụ Sheets

Xác nhận tab Capabilities có kết nối Google Sheets.
Instructions phải nói rõ khi nào dùng công cụ đọc/thêm.
Nhấp Save Draft trước khi chạy Test Version.

Hỏi administrator để được cấp quyền quản lý integration.

Thực hành tốt nhất

Dùng tên kết nối rõ ràng theo đội hoặc mục đích (Google Sheets — Marketing).
Dùng các tab riêng (Leads, Report) thay vì ghi đè Sheet1 mặc định.
Chỉ bật công cụ ghi/xóa (update, clear, delete sheet) khi thực sự cần.
Kiểm tra trên bản sao spreadsheet trước khi dùng tệp production.
Kết nối lại định kỳ nếu đội ngũ thay đổi tài khoản Google Workspace.

Đọc tiếp

Sử dụng Integration — quản lý integrations trong ScaleFlow.
Tích hợp Google Drive — tài liệu và Knowledge từ Drive.
Sử dụng AI Agent — tạo, kiểm tra và publish agent.
Tích hợp kênh — kết nối kênh nhắn tin khách hàng.

Trước khi bắt đầu​

Tổng quan các bước​

Bước 1 - Kết nối Google Sheets trong ScaleFlow​

Bước 2 - Quản lý kết nối​

Tab Display​

Tab AI and Automation​

Thao tác nhanh​

Bước 3 - Gắn Google Sheets với AI Agent​

Bước 4 - Viết Instructions để kiểm tra agent​

Công cụ MCP - Agent có thể làm gì?​

Đọc hàng (google_sheets__read_rows)​

Thêm hàng (google_sheets__append_row)​

Cập nhật giá trị (google_sheets__update_values)​

Xóa giá trị (google_sheets__clear_values)​

Lấy Spreadsheet (google_sheets__get_spreadsheet)​

Tạo Spreadsheet (google_sheets__create_spreadsheet)​

Thêm Sheet (google_sheets__add_sheet)​

Xóa Sheet (google_sheets__delete_sheet)​

Lấy Spreadsheet ID từ URL Google​

Quy trình được khuyến nghị​

1. Thu thập lead vào sheet​

2. Workspace báo cáo AI​

3. Hàng đợi duyệt thủ công​

Quy trình thực tế​

Khắc phục nhanh​

Lỗi: No spreadsheet ID provided or configured​

Lỗi: Insufficient permissions / 403​

Lỗi: Spreadsheet not found / 404​

Lỗi: Google OAuth không trả refresh token​

Agent không gọi công cụ Sheets​

Thiếu menu Integrations​

Thực hành tốt nhất​

Đọc tiếp​